Procedimentos para adoção

Todos os periódicos indexados na Coleção SciELO Brasil tem o direito de adotar o ScholarOne como sistema de submissão e gerenciamento de manuscritos. A plataforma pode ser oferecida através de convite ou manifestação direta do periódico interessado.

O periódico que manifestar interesse em adotar o sistema deve preencher um documento denominado de CRD (Configuration Requirements Document). Esse documento coleta dados sobre o fluxo, equipe e demais especificações do periódico, que servirão de subsídio para a criação do site no ScholarOne.

Esse documento é fruto de um trabalho conjunto da equipe SciELO e do ScholarOne, que analisaram o documento original e elaboraram uma versão customizada para os periódicos SciELO. Essa ação foi tomada para facilitar o preenchimento do documento pela equipe do periódico e também para otimizar e automatizar o processo de criação dos sites.

Para o documento CRD customizado damos o nome de SciELO-ScholarOne-CRD. Esse documento está disponível no diretório da rede em Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\SciELO-ScholarOne-CRD.xlsx

Essa documentação deve ser preenchida em inglês.

Modelo de e-mail

Prezado Editor,

Com vistas a oferecer uma nova opção como software de gestão editoral para os periódicos, a SciELO buscou uma parceria com a Thomson Reuters e está oferecendo de forma gratuíta o ScholarOne http://scholarone.com/.

Para iniciarmos os trabalhos com o sistema ScholarOne, solicitamos o envio do documento em anexo (CRD - Configuration Requirements Document).

Este documento deve ser preenchido (em inglês) com toda a informação necessária para a customização do site. As dúvidas em relação ao preenchimento dessa documentação podem ser esclarecidas diretamente conosco.

Em um primeiro momento, o sistema estará disponível somente em inglês, sem previsão ainda para os idiomas português e espanhol. O periódico também se compromete a utilizar o sistema por pelo menos 12 meses. Caso esse período não seja atingido, o periódico fica então responsável pelo custo de criação do site, que hoje é de US$200.00 (duzentos dólares). Ao entregar a documentação, o periódico estaria de acordo com essas condições.

Após a entrega da documentação preenchida, 2 integrantes da equipe do periódico serão convidados a participar de um treinamento de 2 dias na unidade SciELO, em São Paulo, ainda a ser agendado. Entretanto, há a possibilidade de se conversar no devido momento do treinamento a respeito de nossa ida para realizar esse treinamento caso hajam mais periódicos que possam também ser capacitados.

Seguimos em contato e qualquer dúvida estamos à disposição.

Atenciosamente,

Recebimento da documentação

Ao receber a documentação do periódico, é feita uma verificação dos dados preenchidos.

O documento Excel foi programado para deixar as células na cor verde caso o conteúdo tenha sido modificado. Dessa forma, fica fácil identificar o que o periódico alterou no documento.

Caso o documento apresente nenhuma ou pouca alteração, é aconselhavel entrar em contato com o periódico para verificar se houve dificuldades no momento do preenchimento, é possível que as perguntas tenham sido deixadas em branco talvez por dificuldade ou falta de compreensão.

Alguns campos da planilha possuem regras de preechimento, outros não podem ser alterados. Todas essas especificidades estão listadas na própria planilha e é necessário verificar se o periódico preencheu os dados corretamente e de acordo com as normas.

Caso haja alguma pendência, o periódico é consultado, até que a documentação seja validada.

Imagens e logos

Ao validar a documentação, são preparados os logos e imagens que serão utilizados no site do periódico no ScholarOne.

Cabeçalho (header)

A imagem do cabeçalho dos sites dos periódicos SciELO no ScholarOne seguem um padrão de layout. Esse padrão deve ser obedecido a fim de manter um equilibrio nos sites.

O cabeçalho é formado pelo logo SciELO seguido do título completo do periódico que está registrado no ISSN.

Exemplo de cabeçalho:

O arquivo PSD com o modelo do cabeçalho acima pode ser encontrado no seguinte diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\scholarone_header.psd

PDF Proof Image

Essa imagem aparece na página de rosto do PDF gerado pelo sistema. É a identificação do periódico e utiliza-se aqui o logo oficial do periódico.

A imagem do logo pode ser obtido diretamente com a equipe do periódico ou na página do periódico no site SciELO Brasil.

A altura da imagem deve estar entre 100 e 125 px. A largura pode variar, desde que não ultrapasse 400 px.

Exemplo de PDF Proof Image:

Essa imagem aparece na caixa de login na página inicial do sistema.

Utiliza-se o logo do periódico ou outra imagem à pedido do periódico (pode ser que seja solicitado para incluir o logo da sociedade mantenedora do periódico, por exemplo).

As dimensões dessa imagem não tem um limite definido desde a mudança de interface.

Envio do material ao ScholarOne

Após a validação do formulário CRD preenchido pelo periódico, e com as imagens prontas, envia-se todo esse material para que o ScholarOne possa criar o site do periódico.

É feito um arquivo compactado (.zip) com os seguintes itens:

CRD preenchido e validado;
Header Image (cabeçalho);
PDF Proof Image;
Login Box Image.

É feito um backup desses arquivos no diretório da rede em: Y:\SciELO_team\ScholarOne (criar uma pasta com o acrônimo do periódico).

O envio é feito para o contato do ScholarOne responsável pela criação dos sites SciELO.

Controle e programação

O controle do fluxo de produção dos sites, bem como a programação dos treinamentos das equipes dos periódicos são feitos através de uma planilha online no Google Docs: SciELO/ScholarOne Schedule (acesso restrito a usuários autorizados)

Essa planilha são registrados os seguintes dados:

Data de de envio da documentação (CRD) ao periódico;
Data de recebimento da documentação preenchida pelo periódico;
Ordem de prioridade na criação do site (só é preenchida quando a documentação é entregue -- normalmente segue a ordem sequencial);
Data de recebimento do site pronto criado pelo ScholarOne;
Data em que a equipe do periódico foi capacitada.
Data de lançamento oficial do site.

Essa planilha é compartilhada com a equipe do ScholarOne responsável pela criação dos sites SciELO, de forma que informa a prioridade de criação dos sites, dentre outros dados importantes na criação do site, como:

Título e acrônimo do periódico;
Média anual de submissão.

Por ser on-line, as atualizações podem ser visualizadas em tempo real a todos que tem acesso ao documento, além disso, por ser um documento Google, é possível obter um maior controle de versões e backup.