Procedimentos para adoção

Todos os periódicos indexados na Coleção SciELO Brasil tem o direito de adotar o ScholarOne como sistema de submissão e gerenciamento de manuscritos. A plataforma pode ser oferecida através de convite ou manifestação direta do periódico interessado.

O periódico que manifestar interesse em adotar o sistema deve preencher um documento denominado de CRD (Configuration Requirements Document). Esse documento coleta dados sobre o fluxo, equipe e demais especificações do periódico, que servirão de subsídio para a criação do site no ScholarOne.

Esse documento é fruto de um trabalho conjunto da equipe SciELO e do ScholarOne, que analisaram o documento original e elaboraram uma versão customizada para os periódicos SciELO. Essa ação foi tomada para facilitar o preenchimento do documento pela equipe do periódico e também para otimizar e automatizar o processo de criação dos sites.

Para o documento CRD customizado damos o nome de SciELO-ScholarOne-CRD. Esse documento está disponível no diretório da rede em Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\SciELO-ScholarOne-CRD.xlsx

Essa documentação deve ser preenchida em inglês.

Modelo de e-mail

Prezado Editor,

Com vistas a oferecer uma nova opção como software de gestão editoral para os periódicos, a SciELO buscou uma parceria com a Thomson Reuters e está oferecendo de forma gratuíta o ScholarOne http://scholarone.com/.

Para iniciarmos os trabalhos com o sistema ScholarOne, solicitamos o envio do documento em anexo (CRD - Configuration Requirements Document).

Este documento deve ser preenchido (em inglês) com toda a informação necessária para a customização do site. As dúvidas em relação ao preenchimento dessa documentação podem ser esclarecidas diretamente conosco.

Em um primeiro momento, o sistema estará disponível somente em inglês, sem previsão ainda para os idiomas português e espanhol. O periódico também se compromete a utilizar o sistema por pelo menos 12 meses. Caso esse período não seja atingido, o periódico fica então responsável pelo custo de criação do site, que hoje é de US$200.00 (duzentos dólares). Ao entregar a documentação, o periódico estaria de acordo com essas condições.

Após a entrega da documentação preenchida, 2 integrantes da equipe do periódico serão convidados a participar de um treinamento de 2 dias na unidade SciELO, em São Paulo, ainda a ser agendado. Entretanto, há a possibilidade de se conversar no devido momento do treinamento a respeito de nossa ida para realizar esse treinamento caso hajam mais periódicos que possam também ser capacitados.

Seguimos em contato e qualquer dúvida estamos à disposição.

Atenciosamente,

Recebimento da documentação

Ao receber a documentação do periódico, é feita uma verificação dos dados preenchidos.

O documento Excel foi programado para deixar as células na cor verde caso o conteúdo tenha sido modificado. Dessa forma, fica fácil identificar o que o periódico alterou no documento.

Caso o documento apresente nenhuma ou pouca alteração, é aconselhavel entrar em contato com o periódico para verificar se houve dificuldades no momento do preenchimento, é possível que as perguntas tenham sido deixadas em branco talvez por dificuldade ou falta de compreensão.

Alguns campos da planilha possuem regras de preechimento, outros não podem ser alterados. Todas essas especificidades estão listadas na própria planilha e é necessário verificar se o periódico preencheu os dados corretamente e de acordo com as normas.

Caso haja alguma pendência, o periódico é consultado, até que a documentação seja validada.

Imagens e logos

Ao validar a documentação, são preparados os logos e imagens que serão utilizados no site do periódico no ScholarOne.

Cabeçalho (header)

A imagem do cabeçalho dos sites dos periódicos SciELO no ScholarOne seguem um padrão de layout. Esse padrão deve ser obedecido a fim de manter um equilibrio nos sites.

O cabeçalho é formado pelo logo SciELO seguido do título completo do periódico que está registrado no ISSN.

Exemplo de cabeçalho:

New_header.png

O arquivo PSD com o modelo do cabeçalho acima pode ser encontrado no seguinte diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\scholarone_header.psd

PDF Proof Image

Essa imagem aparece na página de rosto do PDF gerado pelo sistema. É a identificação do periódico e utiliza-se aqui o logo oficial do periódico.

A imagem do logo pode ser obtido diretamente com a equipe do periódico ou na página do periódico no site SciELO Brasil.

A altura da imagem deve estar entre 100 e 125 px. A largura pode variar, desde que não ultrapasse 400 px.

Exemplo de PDF Proof Image:

Pdf_proof.jpg

Login Box Image

Essa imagem aparece na caixa de login na página inicial do sistema.

Utiliza-se o logo do periódico ou outra imagem à pedido do periódico (pode ser que seja solicitado para incluir o logo da sociedade mantenedora do periódico, por exemplo).

As dimensões dessa imagem não tem um limite definido desde a mudança de interface.

Exemplo de Login Box image:

Jr-cover-logo--10-10-11.jpg

Envio do material ao ScholarOne

Após a validação do formulário CRD preenchido pelo periódico, e com as imagens prontas, envia-se todo esse material para que o ScholarOne possa criar o site do periódico.

É feito um arquivo compactado (.zip) com os seguintes itens:

  • CRD preenchido e validado;
  • Header Image (cabeçalho);
  • PDF Proof Image;
  • Login Box Image.

É feito um backup desses arquivos no diretório da rede em: Y:\SciELO_team\ScholarOne (criar uma pasta com o acrônimo do periódico).

O envio é feito para o contato do ScholarOne responsável pela criação dos sites SciELO.

Controle e programação

O controle do fluxo de produção dos sites, bem como a programação dos treinamentos das equipes dos periódicos são feitos através de uma planilha online no Google Docs: SciELO/ScholarOne Schedule (acesso restrito a usuários autorizados)

Essa planilha são registrados os seguintes dados:

  • Data de de envio da documentação (CRD) ao periódico;
  • Data de recebimento da documentação preenchida pelo periódico;
  • Ordem de prioridade na criação do site (só é preenchida quando a documentação é entregue -- normalmente segue a ordem sequencial);
  • Data de recebimento do site pronto criado pelo ScholarOne;
  • Data em que a equipe do periódico foi capacitada.
  • Data de lançamento oficial do site.

Essa planilha é compartilhada com a equipe do ScholarOne responsável pela criação dos sites SciELO, de forma que informa a prioridade de criação dos sites, dentre outros dados importantes na criação do site, como:

  • Título e acrônimo do periódico;
  • Média anual de submissão.

Por ser on-line, as atualizações podem ser visualizadas em tempo real a todos que tem acesso ao documento, além disso, por ser um documento Google, é possível obter um maior controle de versões e backup.

Guias e tutoriais

Usuário comum

O ScholarOne possui um vasto acervo de material de suporte quanto ao uso do sistema em forma de tutoriais, guias, passo-a-passo, FAQs e vídeos-tutoriais.

Todo esse material está disponível online em https://clarivate.com/webofsciencegroup/support/scholarone-manuscripts/.

Em Fevereiro de 2012 a equipe SciELO participou do ScholarOne University, um curso de capacitação com duração de 4 dias. A apresentação original desse curso está disponível no diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\pen-drive-ScholarOne\ScholarOne_University_NOVEMBER_2011

Client Configuration

Em Abril de 2012 a equipe SciELO foi capacitada com um treinamento que permite acesso ao Client Configuration Center. Esse centro permite customizações e modificações no sistema que não estão disponíveis a um usuário comum com papel administrativo (Admin), como:

  • Modificar nomes de papéis e centros;
  • Definição de tipos de manuscritos;
  • Criar lista de palavras-chave e outros atributos;
  • Editar parâmetros de tarefas;
  • Customização de criação de contas;
  • Incluir e remover logos;
  • Carregar e gerenciar formulários e instruções aos autores;
  • Configurar número de ID de manuscritos;
  • Criar DOIs;
  • Configurar templates de e-mails;
  • Gerenciar arquivos e arquivamentos;
  • entre outros.

A documentação sobre a utilização do Client Configuration Center está disponível no diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\guias

Treinamento aos periódicos SciELO

As capacitações são feitas na unidade SciELO para um grupo de em média 4 periódicos convidados. A escolha dos periódicos segue a ordem da planilha de controle de recebimento da documentação -- tem prioridade os periódicos que entregaram a documentação primeiro -- além de outros critérios como agenda e disponibilidade.

O curso tem duração de 2 dias, com 8 horas de carga horária cada. O treinamento em si não tem custos para o periódico, mas os custos de transporte, alimentação e hospedagem (quando necessário) são de responsabilidade do periódico.

O material do curso feito pela SciELO é uma versão adaptada do material utilizado pelo ScholarOne na ScholarOne University. Foram feitas alguns ajustes na apresentação original a fim de contemplar a carga horária menor do curso dado pelo SciELO (2 dias contra 4 dias do treinamento original dado pelo ScholarOne). Foram removidos alguns tópicos que não são aplicáveis aos periódicos SciELO, ou que não estão contemplados no modelo de negócios assinado pelo SciELO e ScholarOne.

A apresentação adaptada pelo SciELO e utilizada nos nossos cursos está disponível no diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\capacitacoes\apresentacoes

Após o treinamento de 2 dias, que é altamente recomendado para todos os periódicos que desejam adotar o sistema, o periódico pode solicitar reuniões individuais para esclarecimentos de dúvidas mais pontuais. Nesses casos, as reuniões podem ser feitas na unidade SciELO ou na sede do periódico. Os custos de transporte, alimentação e hospedagem (quando necessário), ficam à cargo do periódico.

Outras formas de apoio oferecidas pela SciELO aos editores capacitados incluem contato por e-mail, telefone ou conferências via Skype.

Lançamento do site

Validação da instância

O data de lançamento oficial do site é definida pelo periódico. Pede-se que a solicitação seja feita com no mínimo uma semana de antecedência da data de lançamento, para que haja tempo suficiente de preparar a instância-teste para o lançamento oficial.

Com a data definida, os itens abaixo devem ser verificados:

  • Verificar junto ao periódico se ainda existe algum ajuste a ser feito no sistema, a fim de validar a instância;
    • Em caso positivo, realizar as alterações via Client Configuration Center ou solicitar ao ScholarOne, se for o caso;
  • Perguntar ao periódico se o fluxo de aceito do sistema (Accept Workflow) será utilizado;
    • Em caso positivo, solicitar ao periódico o nome e e-mail do responsável pelo papel "Formatting Editor";
    • Em caso negativo, solicitar ao ScholarOne que remova tal fluxo da instância;

OBS.: O fluxo de aceito (Accept Workflow) não é mais incluído em sites novos. Ainda existem alguns sites (mais antigos) que o utilizam.

  • Solicitar ao periódico um endereço de FTP ou e-mail que será utilizado para a exportação dos artigos aceitos;
  • Verificar se há usuários a serem importados no site; Em caso positivo, consultar a seção "Importação de usuários" abaixo.
  • Verificar se os contatos estão preenchidos corretamente no sistema: Admin Center -> Admin Tools -> Configurations Settings -> Set E-mail Contacts:

Configuration-settings.png

Solicitação ao ScholarOne

Uma vez que a instância estiver validada pela equipe SciELO e pelo periódico, solicitamos ao ScholarOne que habilite o site na data escolhida pelo periódico.

A liberação do site é feita de forma manual pela equipe do ScholarOne e devido a diferença de horários entre Brasil e Estados Unidos, não é possível determinar com precisão o horário em que o site estiver no ar.

Quando tudo estiver pronto, o ScholarOne nos envia um e-mail de notificação.

Ações internas

Na data de lançamento oficial do site, cabe ao SciELO executar algumas ações. A próxima seção deste guia possui instruções sobre as ações que devem ser tomadas para periódicos que utilizam o Submission e migram para o ScholarOne e periódicos que utilizam outro ou nenhum sistema online. Obs.: Caso o periódico faça parte da coleção SciELO SP, é necessário providenciar as alterações correspondentes para que o link do sistema seja acrescentado na página do periódico. As planilhas SciELO/ScholarOne Schedule e Sistemas de Submissão | SciELO Brasil (ambas têm o acesso restrito a usuários autorizados) também devem ser atualizadas.

Importação de usuários

Esse passo é opcional, embora a grande maioria dos periódicos optam por esse caminho. Trata-se da importação de usuários -- tipicamente avaliadores -- para o ScholarOne.

Existe uma planilha fornecida pelo ScholarOne que deve ser preenchida com os dados dos usuários a serem importados. A planilha está disponível no diretório da rede: Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne\User_Importv14n.xls

Essa planilha possui instruções específicas de preenchimento que devem ser seguidas rigorosamente. As instruções estão detalhadas na primeira planilha de nome Instructions.

Para os periódicos que utilizam o OJS, essa importação faz parte do processo de implantação oferecido pela SciELO e é feita pela equipe SciELO. Periódicos que utilizam outro ou nenhum sistema devem preencher a planilha por conta própria.

Conversão de caracteres especiais

A planilha de importação de usuários não permite o uso de caracteres especiais (acentos, por exemplo). Como alternativa, deve-se converter tais caracteres em entidades alfa-numéricas.

Para uma relação de caracteres especials e suas respectivas entidades alfa-numéricas, consulte a tabela de entidades, disponível na rede em: Y:\SciELO_team\ScholarOne\Documentacao_ScholarOne

O que fazer quando a revista migra do Submission para o ScholarOne?

No dia em que o site do ScholarOne entrar no ar, devem ser feitos os seguintes procedimentos:

  1. Entrar em Administração do Portal > Revistas hospedadas. Localizar a revista e desmarcar a opção Permitir Acesso Livre a esta revista no portal. Desmarcando essa opção, a revista deixa de aparecer na página inicial do Submission.
  2. Entrar na instância da revista no Submission e na seção “Seções” editar todas as seções marcando a opção Restrições ->  Restrita a editores e editores de seção. Isso deve ser feito em todas as seções, uma por uma. Dessa forma, novas submissões serão bloqueadas.
  3. Entrar em Configuração -> 5. Visual -> 5.4 Rodapé, e incluir a seguinte mensagem: 


    Prezado autor, Nosso periódico migrou para uma nova plataforma de submissão de manuscritos - ScholarOne Manuscripts. A partir de hoje, novas submissões deverão ser feitas através do seguinte endereço: 

    http://mc04.manuscriptcentral.com/xxxx-scielo

    Qualquer dúvida, entre em contato conosco.


    Dear author,

    Our journal has migrated the services to a new platform for manuscript submissions - ScholarOne Manuscript. Thus all new submissions must now be done through the following website:

    http://mc04.manuscriptcentral.com/xxxx-scielo

    If you have any questions, please contact us.


    Obs.: Quando não houver barra de edição para esse texto, ir até: Editor-gerente > Plugins do sistema > Plugins genéricos > Editor TinyMCE (habilitar).

  4. Entrar em Configuração -> 4. Administração -> 4.1 Configurações de acesso e segurança e desmarcar as opções:
    • Autores (podem submeter documentos à revista).
    • Avaliadores (disponíveis para avaliar submissões). (Assim não será mais possível cadastrar novos usuários para a revista.)
  5. Alterar na title a URL do botão Submissão online (copiar URL de AA, MIOC, CR, TPP ou CLINICS e mudar o acrônimo). 
  6. Publicar no twitter no dia em que a revista passou a usar o ScholarOne.

    Ex: Periódico XXXX passa a receber submissões do novo sistema ScholarOne: URL.

  7. Enviar um e-mail para a revista com o seguinte modelo:


    ASSUNTO:
    Lançamento Sistema SciELO de Publicação | ACRO


    CORPO DO E-MAIL:


    Prezados,


    É com grande satisfação que informamos que a partir de agora o site da XXXX no ScholarOne está no ar. Novas submissões já podem ser realizadas pelo novo endereço: http://mc04.manuscriptcentral.com/xxxx-scielo


    Foram tomadas algumas providencias na atual instância do periódico no Submission:

    • novas submissões estão bloqueadas;
    • o link do periódico foi removido da página inicial do sistema;
    • foi incluída uma mensagem no rodapé de todas as páginas do sistema informando a mudança de plataforma;
    • o link de submissão na página do periódico na SciELO (http://www.scielo.br/xxx) será alterado com o novo endereço.
    • a notícia da migração de plataforma foi publicada no Twitter oficial da SciELO, que possui atualmente XX,XXX seguidores: http://twitter.com/redescielo/status/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


    Todos os usuários continuarão tendo acesso aos artigos que hoje estão em trâmite no Submission. Além disso, vocês continuarão tendo acesso ao sistema, mesmo após terem finalizados todos os artigos que ainda estão pendentes. O bloqueio será feito apenas para novas submissões.


    Esse é um momento oportuno para atualizar as instruções aos autores disponíveis no site SciELO (http://www.scielo.br/revistas/xxx/pinstruc.htm), caso ainda não tenham feito, informando o novo método de submissão de artigos. Lembrando que essas alterações devem ser encaminhadas para conversao@scielo.org, nos 3 idiomas (português, inglês e espanhol).


    Atenciosamente,

O que fazer quando a revista não é Submission mas passa a ser ScholarOne?

  1. Incluir na title a URL do botão Submissão online (copiar URL de AA, MIOC, CR, TPP ou CLINICS e mudar o acrônimo).
  2. Publicar no twitter no dia em que a revista passou a usar o ScholarOne.

    Ex: Periódico XXXX começa a utilizar o sistema ScholarOne para envio de trabalhos a partir de hoje: URL.

  3. Enviar um e-mail para a revista com o seguinte modelo:


    ASSUNTO:
    Lançamento Sistema SciELO de Publicação | ACRO


    CORPO DO E-MAIL:


    Prezados,


    É com grande satisfação que informamos que a partir de agora o site da XXXX no ScholarOne está no ar.

    Novas submissões já podem ser realizadas pelo novo endereço: http://mc04.manuscriptcentral.com/xxxx-scielo


    Foram tomadas algumas providencias para divulgar o ocorrido:

    • Será incluído um link de submissão na página do periódico na SciELO (http://www.scielo.br/xxx) apontando para o sistema ScholarOne.
    • A notícia da migração de plataforma foi publicada no Twitter oficial da SciELO, que possui atualmente XX,XXX seguidores: http://twitter.com/redescielo/status/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx


    Esse é um momento oportuno para atualizar as instruções aos autores disponíveis no site SciELO (http://www.scielo.br/revistas/xxx/pinstruc.htm), informando o novo método de submissão de artigos. Lembrando que essas alterações devem ser encaminhadas para conversao@scielo.org, nos 3 idiomas (português, inglês e espanhol).


    É importante também que o sistema que vinha sendo utilizado até o momento pelo periódico esteja configurado para bloquear novas submissões.


    Atenciosamente,