Sistema SciELO de Publicação (OJS) Equipe SciELO Supervisão: Alex Mendonça Operacional: Carolina Tanigushi Procedimentos para adoção Todos os periódicos indexados na Coleção SciELO Brasil tem o direito de adotar o Sistema SciELO de Publicação (OJS) como sistema de submissão e gerenciamento de manuscritos. A plataforma pode ser oferecida através de convite ou manifestação direta do periódico interessado. O periódico que manifestar interesse em adotar o sistema deve entrar em contato e realizar uma solicitação formal via e-mail. Feito isso, serão realizados os procedimentos iniciais de criação do site e capacitação do periódico. Modelo de e-mail Prezado Editor, Como opção no gerenciamento online de manuscrito, o SciELO oferece o SciELO Submission (http://submission.scielo.br), sistema de código aberto que utiliza como base o software Open Journal System (OJS), desenvolvido pelo Public Knowledge Project (PKP). Esse vídeo introdutório mostra uma visão geral do sistema: https://youtu.be/1aWCNit3BS8 É possível também testar a ferramenta através de uma "demo" disponível online no seguinte endereço: http://journals.sfu.ca/testdrive/ (login: admin / senha: testdrive). **ATUALIZAR** Atualmente, esses são os periódicos SciELO que utilizam o sistema: [Lista de periódicos] O SciELO oferece periodicamente cursos de capacitação aos periódicos interessados em adotar a plataforma. Os cursos são ministrados na Unidade SciELO, em São Paulo, para grupos de 4 a 5 periódicos. Seguimos em contato e qualquer dúvida estamos à disposição. Atenciosamente, Procedimentos para criação de novo site 1. Entrar no site como Administrador do Portal. 2. Ir em periódicos hospedados. 3. Criar novo site. 4. Preencher com informações do título no ISSN, missão e caminho (acrônimo) nos três idiomas. (OBS: Não selecionar a opção que torna o site acessível pelo portal) 5. Acessar o site e mudar o tema para tema SciELO em Settings > Journal > Website > Appearance. Alterar também a cor do cabeçalho para "F0F0F4". 6. Adicionar usuários: login - nome_sobrenome; senha - nome00 7. Em Plugins do sistema > Plugins genéricos, habilitar os seguintes plugins da Galeria de Plugins: TinyMCE Plugin ORCID Profile Plugin (utilizar credenciais de membro disponíveis no documento de senhas da Submissão Online. IMPORTANTE: preencher país e cidade do periódico) Default translation Funding ROR Bloco Desenvolvido Por Histórico dos Autores. Para configuração completa do site: 8. Acrescentar o logo do periódico no SciELO (glogo). 9. Habilitar os 3 idiomas em Settings > Journal > Website > Languages: Habilitar todas as opções de submissão e de formulários. 10. Desabilitar a possibilidade de usuários se cadastrarem como avaliador em Users & Roles > Roles: Editar o papel de Avaliador e tirar a seleção da opção "Allow user self-registration". 11. Não inserir nenhum endereço de email na opção BOUNCE nas configurações de email do site. Procedimentos para liberação da instância do periódico 1. Sites hospedados - Permitir Acesso Livre a este periódico no portal. 2. Acrescentar na title o endereço do site. (Caso o periódico faça parte da coleção SciELO SP, é necessário providenciar as alterações correspondentes para que o link do sistema seja acrescentado na página do periódico.) 3. Atualizar os contatos de editor chefe na aba "Controle OJS" da planilha Sistemas de Submmissão (Adicionar todos os e-mails dos Editores-Gerentes). 5. Publicar no twitter no dia em que a revista passou a usar o Submission. Periódico XXXX começa a utilizar o sistema SciELO Submission para envio de trabalhos a partir de hoje: URL. 4. Enviar e-mail para o periódico: ASSUNTO: Lançamento Sistema SciELO de Publicação | PERIÓDICO CORPO DO E-MAIL: Prezados, Boa tarde! É com satisfação que informamos que a partir de agora o site da PERIÓDICO no Sistema SciELO de Publicação está no ar. Novas submissões já podem ser realizadas pelo novo endereço: http://submission.scielo.br/index.php/PERIODICO/login Foram tomadas algumas providências para divulgar o ocorrido: Será incluído um link de submissão na página do periódico na SciELO (http://www.scielo.br/PERIODICO) apontando para o sistema. A notícia da migração de plataforma foi publicada no Twitter oficial do SciELO, que possui atualmente xx,xK seguidores: URL. Esse é um momento oportuno para atualizar as instruções aos autores disponíveis no site SciELO (https://www.scielo.br/journal/ACRO/about/#instructions), informando o novo método de submissão de artigos. Lembrando que essas alterações devem ser encaminhadas para conversao@scielo.org, nos 3 idiomas (português, inglês e espanhol). É importante também que caso o periódico fazia uso de outro sistema até o momento, este deverá ser configurado para bloquear novas submissões. Estamos à disposição. Atenciosamente,Resolução de problemas no OJS 3 Tutoriais Alguns tutoriais rápidos que foram feitos para dúvidas mais comuns. Playlist completa Desabilitando notificações Selecionando arquivo pra avaliação Enviando email de validação do ORCID para autor Submetendo uma revisão Convidando avaliador que possui conta em outro periódico Adicionando papéis do site do periódico Selecionando um fascículo para a submissão FAQ 1. A versão 3 não funciona tão bem quanto a versão 2! O que está acontecendo? O sistema está sim apresentando certas dificuldades, principalmente no que se refere a recursos presentes na versão anterior e que ainda não estão presentes na versão atual. É preciso lembrar sempre que a nova versão foi construída do zero, e não com base na versão anterior. Isso significa que muita coisa que existia na versão antiga ainda não foi incorporada na versão nova. É preciso lembrar, também, que o SciELO apenas faz o uso do OJS. Nossa influência no que se refere à arquitetura do sistema e aos recursos disponíveis é limitada. O OJS é um sistema desenvolvido pelo PKP (e não pelo SciELO) e é utilizado no mundo todo. Existe uma equipe dedicada porém reduzida de profissionais trabalhando diariamente em tornar o OJS um sistema melhor. O OJS é um sistema baseado em comunidade. Isso significa que sempre terão prioridade as melhorias que visam o bem da comunidade como um todo, e não somente de um público específico. Existe uma fila de atividades e demandas que o PKP prioriza de acordo com urgência, complexidade, demanda, aporte financeiro etc. É importante os periódicos terem ciência disso, para entender também o outro lado. É preciso separar o que de fato é um problema que precisa ser resolvido pelo PKP -- no tempo deles de acordo com o calendário e prazos deles --, o que podemos atuar juntos como comunidade para resolvermos e o que é um problema que está ao alcance do SciELO de resolver. O problema principal do e-mail enviado por você não parece se tratar de um problema do sistem, a versão atual do OJS pode ser ter inúmeros problemas (e os tem), mas esse não é um deles. É crucial o apoio dos periódicos em nos reportar os problemas e ajudar o SciELO na manifestação dessas necessidades. Juntos, atuando em comunidade, o sistema será melhorado para melhor atender a todos. Há canais oficiais do PKP -- como o fórum de discussão -- onde essas discussões dão lugar. Fica aberto então esse canal, entrem em contato conosco sempre que algum problema ocorrer, e vamos tratar e orientar conforme necessário. Sugiro então tratarmos as dificuldades de maneira individual, caso a caso, assim fica mais fácil para documentar e prestar o suporte necessário, indicar posts no fórum onde podemos buscar ajuda ou solicitar modificações etc. Saliento ainda que o SciELO oferece outras opções de plataformas de submissão online, você pode ver todas aqui: https://www.scielo.org/pt/sobre-o-scielo/parcerias/servicos-de-gestao-online-de-manuscritos/ O periódico é livre para escolher a opção que achar melhor, ou ainda uma opção que não esteja nessa lista. Agradeço a compreensão, paciência e sim, o sistema ficará melhor com o tempo se atuarmos juntos. 2. Preciso de relatório xyz, como extraio essa informação? Será necessário baixar o CSV "Articles Report" disponível em: https://submission.scielo.br/index.php/ACRO/management/tools#statistics Sugiro abrir o CSV no Google Spreadsheet. Se você importar no Excel, pode ter problemas com a tabulação. Uma vez importado para o Google Spreadsheet, você poderá trabalhar os dados para conseguir as informações que precisa. A nova versão do OJS infelizmente ainda não traz as estatísticas de um modo eficiente. Mesmo antes, os dados que ela mostrava, e que vocês utilizavam, era questionáveis. CASO PRECISE DE MÉDIA DE TEMPO ENVOLVENDO DATA DE PUBLICAÇÃO Lembre-se apenas que, para conseguir o tempo entre submissão e publicação, para que isso seja possível, antes de mais nada vocês devem estar publicando corretamente os artigos no OJS, ou seja, designando-os a fascículos e publicando tais fascículos com a mesma data de publicação real. Tudo indica que em breve o sistema sofrerá uma atualização onde essa parte de estatística passará por melhorias. Mas ainda não é nada certo. 3. O editor também foi designado como avaliador e só consegue ver a submissão pela interface de avaliador, o que eu faço? Quando um editor de uma submissão também é convidado para dar um parecer, o sistema dá preferência à visualização como avaliador. Na guia Submissions, existe um link para acessar o artigo como editor, mas o site precisa estar na interface em inglês, pois o texto não foi traduzido para português (provavelmente estará na próxima atualização). Veja a seguir: Uma solução alternativa, porém mais trabalhosa, é enviar o link direto da visão de editor da submissão: submission.scielo.br/index.php/ACRO/workflow/index/ID