Newsletter, comunicados e alertas de fascículo

• Newsletter SciELO em Perspectiva e comunicados oficiais
• Alertas de fascículo/artigos

Newsletter SciELO em Perspectiva e comunicados oficiais

Newsletters

A Newsletter SciELO em Perspectiva é produzida periodicamente e reúne matérias publicadas no blog de mesmo nome – blog.scielo.org. A publicação nasce com a função de promover o intercâmbio de informação, experiências, conhecimento a respeito de comunicação científica e os avanços do Programa e da Rede SciELO.

É possível ver o histórico da Newsletter em: http://blog.scielo.org/newsletter/edicoes/

Em 2019 alteramos o formato de divulgação da newsletter SciELO em Perspectiva, de forma que deixou de ser publicada em edições e passou a ser publicada de forma contínua.

Comunicados Oficiais

A comunicação com os periódicos indexados na coleção SciELO é crucial para nosso trabalho e para isso, é utilizada a ferramenta MailChimp para o envio de e-mails em massa que permite o gerenciamento de e-mails cadastrados na(s) nossa(s) lista(s).

Para que as comunicações sejam efetivas, é muito importante que os contatos no MailChimp (listas) estejam sempre atualizados.

Uma vez que os comunicados forem enviados, deverão ser inseridos na lista de comunicados no SciELO.org.

Entre os comunicados oficiais geralmente enviados estão:

• Notícias sobre eventos SciELO
• Alertas de novos fascículos dos periódicos gerenciados pelo SciELO
• Informações a respeito de atualizações da metodologia SciELO (SciELO PS, por exemplo)
• As Newsletters dos blogs SciELO em Perspectiva e SciELO em Perspectiva | Humanas
• Outras notícias que sejam importantes a serem compartilhadas com os Editores do SciELO Brasil
• Newsletters

Alertas de fascículo/artigos

Instruções para geração e envio de alertas de fascículo/artigos

Para os periódicos cuja gestão editorial é feita pelo SciELO, são enviados alertas de fascículo/artigos, dependendo da periodicidade e fluxo de publicação do periódico.

A solicitação é enviada por email pela equipe de Gestão Editorial.

Aplicação SciELO Exports

A ferramenta desenvolvida pelo Ednilson para a geração automática dos alertas em HTML está disponível pelo GitHub em SciELO Exports.

Requisitos do sistema

• Fazer download do pacote zip disponível no Github.

Extração de alertas de fascículo

1. Pegue o link do sumário para gerar o HTML do fascículo. Por exemplo, para o v43n4 da GMB, o link é: https://www.scielo.br/j/gmb/i/2020.v43n4/
2. Uma vez que isso foi feito, é necessário inserir o link do fascículo no arquivo issue_list.txt e salvá-lo.
3. Executar o arquivo issue_alerts.bat.
4. Verificar o HTML gerado na pasta Output.

Extração de alertas de artigo

1. Pegue o link dos artigos para gerar o HTML. Por exemplo, para os artigos "25 Years of Newborn Screening in Uruguay" e "Depression: The Hidden Problem in Fabry Disease. A Review", os links deverão ser inseridos da seguinte forma no arquivo issue_list.txt: https://www.scielo.br/j/jiems/a/tyPZKSzGnJkYD8H4PmRFsBc/?lang=en https://www.scielo.br/j/jiems/a/P9dgxC5KKz577RGFDP7bVpJ/?lang=en
2. Executar o arquivo issue_alerts.bat.
3. Verificar o HTML gerado na pasta Output.

Criação da campanha pelo MailChimp

Para criar uma nova campanha no MailChimp basta logar-se e localizar a última campanha enviada para o periódico em questão.

Para localizar a última campanha enviada, basta encontrar a pasta do periódico e duplicar o último alerta enviado (pela opção Replicate).

É importante também arquivar a campanha nova na pasta do periódico:

Uma vez que a campanha nova foi criada, atualizar os seguinte campos:

• Nome da Campanha
• Assunto do e-mail/Subject
• Link da campanha

Uma vez que essas atualizações forem feitas, basta editar a mensagem em si, pelo botão Edit Design.

No caso de alertas de periódicos que publicam volume e número também é necessário sempre alterar essa informação e o link. Periódicos que publicam um único volume só precisam ser atualizados uma vez ao ano. Isso pode ser feito pelo editor de texto rico do MailChimp:

Para inserir o conteúdo, basta copiar o código HTML com o sumário e substituir o conteúdo do alerta antigo pelo novo utilizando o editor de código. Para acessar o editor de código, basta selecionar a opção <>.

Alertas com resumos visuais

Alguns periódicos produzem resumos visuais (visual abstracts), que podem ser enviados nos alertas, como é o caso do Brazilian Journal of Nephrology. Nesses casos, após a inserção do código HTML é necessário inserir os resumos visuais logo abaixo dos títulos dos artigos. As imagens ficam hospedadas no próprio MailChimp e precisam ter 550 px de largura para não "quebrar" a formatação dos alertas e fazer link para o artigo.

Envio do teste do alerta para aprovação

Uma vez que o alerta estiver pronto, é necessário enviar à equipe de Gestão Editorial o alerta para que seja validado.

1. Em Preview, selecione a opção Send a test email.
2. O teste deve ser enviado para francine.curivil@scielo.org e gestao.editorial@scielo.org.
3. Em Also send to the following account users selecionar o próprio usuário, Carolina Tanigushi e Alex Mendonça.
4. Em Include instructions and a personal message pode ser incluída uma mensagem como "Segue o alerta para validação".
5. Em Who should be notified by email about new comments? selecionar o próprio usuário.
6. Selecione o botão Send test para enviar o teste. Note que o envio costuma ser demorado, e às vezes aparece uma mensagem informando que a página parou de responder, nesse caso, selecionar a opção de continuar aguardando.
7. Enviar também uma resposta para a solicitação do alerta no email dizendo "O teste do alerta foi enviado".

Atualização da lista de inscritos

Desde julho de 2021, a importação de contatos do ScholarOne não está mais sendo feita. Alertas serão enviados apenas para usuários que fizerem o cadastro em: http://eepurl.com/htW2Q5

Agendamento do envio

Uma vez que o alerta for aprovado pela equipe de Gestão Editorial ele pode ser agendado para envio. A definição do horário de envio é feita automaticamente pelo MailChimp, utilizando a opção Send time optimization (em "Schedule"). Caso a programação do envio esteja sendo feita à tarde, programar o envio para o próximo dia útil, assim o MailChimp consegue selecionar o melhor horário tendo como referência o dia inteiro e não apenas as horas "restantes" do dia.

Relação de periódicos

Tabela de periódicos, periodicidade do alerta e formato de alerta

Periódico	Periodicidade	Tipo
BN	Trimestral	Fascículo
EAN	Trimestral	Fascículo
GMB	Trimestral	Fascículo
JBN	Trimestral	Fascículo
JIEMS	Trimestral	Artigo
JVATITD	Mensal	Artigo
MR	Bimestral	Artigo
RBEF	Mensal	Artigo
RBENT	Trimestral	Fascículo
TCE	A cada 20 artigos	Artigo