Avaliação e indexação
- Interesse na indexação
- Site de avaliação
- Etapas de avaliação
- Recebimento de livros e editoras para avaliação
- Organização dos arquivos na rede
- Cadastro no site de avaliação
- Acompanhamento
- Resultado de avaliação
- Processos administrativos
Interesse na indexação
Ao receber um e-mail de interesse para indexação, seguir os passos de acordo com cada perfil de interesse.
Novas editoras
E-mail de interesse
Sempre que receber um e-mail de uma editora pelo interesse de indexação, responder o e-mail agradecendo pelo interesse e informando que todas as instruções para indexação serão envidas em uma outra mensagem.
Modelo de mensagem com as informações para indexação
Assunto: SciELO Livros - Instruções para admissão na coleção - Editora xxxx
Conteúdo:
Boa tarde XXXXXXX,
O SciELO Livros indexa, publica e interopera coleções nacionais e temáticas de livros acadêmicos em formato eletrônico, com o objetivo de maximizar a visibilidade, acessibilidade, uso e impacto das pesquisas, ensaios e estudos que publicam.
A participação na Rede SciELO Livros é voluntária e está aberta a todas as editoras – universitárias ou não – que publicam livros de caráter científico em todas as áreas do conhecimento.
Para efetivar sua participação, (1) uma carta ofício deverá ser encaminhada, expressando o interesse da Editora em ingressar no SciELO Livros, junto com a (2) planilha de indicação de títulos anexa. A carta deverá conter informação sobre o Conselho Editorial, site e catálogo online, se houver.
O valor vigente até o momento é de R$1.000,00 por livro. O valor será o mesmo, independentemente da modalidade de publicação do livro: acesso aberto ou comercializado. Esse pagamento será realizado uma única vez e cobrirá todos os serviços e funções exercidas pelo SciELO. As formas de pagamento serão estabelecidas de comum acordo entre o SciELO Livros e as editoras.
A editora deve nos enviar o (3) PDF do livro (versão final) + (4) a capa em boa resolução + (5) pareceres (Via FTP ou WeTransfer). Todos os procedimentos de solicitação de eISBN, conversão do PDF para e
O pedido é analisado pelo Comitê Consultivo, seguindo os "Critérios, políticas e procedimentos para a avaliação e seleção de editoras, coleções e livros". Após a aprovação, o ingresso é formalizado com a assinatura do termo de adesão à Rede SciELO.
Caso estejam de acordo com as condições acima, por favor nos informe para que possamos considerá-los em uma próxima reunião de comitê consultivo.
Um mínimo de 10 títulos deverão ser aprovados pelo comitê para que a Editora seja aprovada no processo de seleção. Exceto no caso de coleções temáticas.
Para maiores informações sobre Objetivos e vantagens, acesse nosso Guia SciELO Livros – O que é e como participar.
Anexar a planilha de inclusão de títulos: G:\Drives compartilhados\SciELO Livros\Comitê Consultivo\_Orientações novas editoras e novos títulos
Coleções
Autores
Site de avaliação
https://avaliacaobooks.scielo.org/
Novo site
- WP Mail SMTP Lite: plugin que envia as mensagens de novas avaliações via e-mail.
- Conexão principal > E-mail do remetente: scielo.books@scielo.org
- Conexão principal > Forçar e-mail do remetente: ativar
- Conexão principal > Remetente: Avaliação SciELO Books | xxª Reunião
- Conexão principal > Forçar nome do remetente: ativar
- Conexão principal > Mailer: Outro SMTP
- Outro SMTP > Servidor de SMTP: mailrelay.scielo.org
- Outro SMTP > Porta SMTP: 25
- Conexão principal > E-mail do remetente: scielo.books@scielo.org
Novas editoras
- Criar página de "Novas editoras" vazia para que as páginas específicas de cada editora possam ser vinculadas hierarquicamente.
- Criar página da nova editora com nome da editora no título.
- Inserir sessões:
- Sobre, País, Instituição de pesquisa que está vinculada, Conselho Editorial, Títulos apresentados;
- Área de links: site, conselho, catálogo, carta da editora, demais documentos enviados.
- Configurações necessárias:
- Na aba lateral, em "Atributos da páginas" > "Modelo" > Selecione "Título"
(isso fará com que o campo de comentários esteja visível) - Na aba em "Discussão" > selecione "Permitir comentários"
(isso fará com que o campo de comentários seja habilitado)
- Na aba lateral, em "Atributos da páginas" > "Modelo" > Selecione "Título"
- Inserir sessões:
Novos livros
Etapas de avaliação
Recebimento de livros e editoras para avaliação
Introdução
Esta página descreve os procedimentos iniciais de recebimento dos arquivos enviados para avaliação de novas editoras e livros.
Documentação necessária
- Carta da editora (carta ofício) - somente para novas editoras
- A carta é uma apresentação da editora ao Comitê Consultivo SciELO Livros;
- Expressa o interesse da editora em ingressar no SciELO Livros;
- Deve conter formação do Conselho Editorial;
- Deve conter o site da editora;
- Link para o catálogo (opcional)
- Deve estar assinada pelo responsável da editora.
- Planilha de indicação de livros (mínimo 10)
- Campos obrigatórios: Título, Autor(es), Ano, Sinopse, ISBN (um deles), Possui parecer de avaliação?, Preço (R$), Preço (USD) e Modalidade de acesso.
- Campos obrigatórios: Título, Autor(es), Ano, Sinopse, ISBN (um deles), Possui parecer de avaliação?, Preço (R$), Preço (USD) e Modalidade de acesso.
- PDFs completos e finais
- Checar numeração das páginas;
- Checar qualidade das imagens;
- Checar se possui ficha catalográfica (para editoras internacionais é comum a ficha não estar no modelo conhecido no Brasil. É possível que os dados bibliográficos estejam no fim do livro);
- Checar se possui ISBN.
- Pareceres de avaliação
- Checar se o parecer refere-se ao livro completo ou capítulos. Se for dos capítulos, perguntar para a editora se possui um parecer para o livro completo.
- Checar o título do livro no parecer correspondente;
- Checar se o parecer aprova o livro;
- Checar se o parecer aprova sob condição (se sim, solicitar à editora documentação complementar onde esclarece se as condições foram atendidas)
- Checar se o parecer solicita muita correções (se sim, solicitar à editora documentação complementar onde esclarece se as correções foram realizadas)
- Capas em alta resolução
- Mínimo de 2.000px
- Avaliar se a capa enviada está com qualidade suficiente para publicação.
Especificidades
Livros impressos
Editoras já aprovadas no SciELO podem enviar livros impressos para digitalização e posterior publicação em EPUB e PDF no site. A editora deve ser informada que o custo da digitalização é cobrado da editora.
- O livro deve ser enviado pelos correios;
- O livro deve ser digitalizado pela equipe SciELO, preferencialmente usando o aplicativo Adobe Scan;
- Escanear a capa;
- Escanear no mínimo as primeiras 100 páginas;
Passos seguintes
- Todos os arquivos corretos: seguir para próxima etapa Organização dos arquivos na rede
- Alguma pendência: enviar relatório com questionamentos por e-mail para a editora.
Sempre que possível estruturar em tópicos de questionamentos comuns e incluir título dos livros em questão.
Modelos de relatórios para editora:
Bom dia, boa tarde <nome>,
Recebemos a documentação da editoras e tenho algumas considerações referente aos arquivos.
- Os pareceres dos livros abaixo solicitam algumas correções e aprovam o livro sob condições. Vocês teriam alguma documentação complementar, posterior aos pareceres, que indique se as alterações foram ou não realizadas ou um parecer final?
- Livro 1
- Livro 2
- A planilha de indicação de livros está com os campos "Modalidade de acesso" sem preenchimento dos livros abaixo.
- Livro 1
- Livro 2
- Os títulos abaixo estão com as documentações completas:
- Livro 1
- Livro 2
Organização dos arquivos na rede
- Os arquivos devem ser salvos em "Comitê Consultivo" da rede, na pasta da respectiva reunião onde será avaliado:
Ex.: \SciELO_Livros\Comitê Consultivo\<reunião>\ - Criar pasta com nome da editora:
Ex.: \SciELO_Livros\Comitê Consultivo\<reunião>\<editora>\ - Criar pasta para cada um dos livros, nomeadas com o acrônimo do título:
Título: A indexação de livros no SciELO Livros
Acrônimo: ind_liv_sci_liv - Manter todos os arquivos originais em uma pasta "originais":
Ex. \SciELO_Livros\Comitê Consultivo\<reunião>\<editora>\_originais - Criar uma cópia dos arquivos originais e renomear com o acrônimo+tipo de arquivo na pasta da editora:
- ind_liv_sci_liv_completo_aa.pdf (acesso aberto)
- ind_liv_sci_liv_completo_ac.pdf (acesso comercial)
- ind_liv_sci_liv_parecer1.pdf
- ind_liv_sci_liv_parecer2.pdf
- ind_liv_sci_liv_cover.pdf
- Criar arquivos adicionais bom base nos originais:
- ind_liv_sci_liv_sumario.pdf
- ind_liv_sci_liv_cover.png (1.200px)
- ind_liv_sci_liv_cover.jpg (2.000px)
- Se o livro tiver outras documentações complementares, seguir o mesmo padrão de nomeação.
- ind_liv_sci_liv_declaracao.pdf
- ind_liv_sci_liv_carta.pdf
- ind_liv_sci_liv_respostadoautor.pdf
- ind_liv_sci_liv_ata.pdf
Especificidades
- Se uma editora indicar mais de um lote de livros durante uma mesma reunião, organizar os lotes de livros em pastas separadas.
Exemplo:
Cadastro no site de avaliação
Introdução
Esta página descreve o processo completo de cadastro dos livros no site de avaliação: https://avaliacaobooks.scielo.org/.
Uma nova editora ou novos títulos devem ser cadastrados quando a documentação enviada pela editora estiver completa.
A estrutura do site principal
A página principal apresenta uma lista de todas as reuniões em andamento e já concluídas, seguida das respectivas datas e atas.
https://avaliacaobooks.scielo.org/
Cada reunião possui seu próprio site, que reúne todas as editoras e títulos em avaliação na respectiva reunião.
A estrutura do site da reunião
- Resumo da reunião: página de resumo com a lista de todas as editoras e livros em avaliação.
- Últimas alterações: cada nova inclusão ou alteração no site deve ser descrito.
- Distribuição das Editoras e livros avaliados: tabela de acompanhamento disponível em Controles SciELO Livros
Acompanhamento
Resultado de avaliação
Processos administrativos
Taxa de adesão
Assinatura de termos e listas de submissão
Lista de submissão
Quando a editora é informada sobre a aprovação dos livros é enviada a lista de submissão dos livros aprovados <ver modelo>, para que a editora assine. A lista de submissão confirma os livros aprovados e a licença de cada livro.
Ao receber a lista assinada colocar na pasta da editora no Drive <pasta para salvar arquivo>.
Proposta de prestação de serviços
Introdução
Cada editora possui um fluxo administrativo para viabilizar o pagamento da indexação de livros. Algumas editoras, principalmente as Federais, exigem uma proposta de prestação dos serviços assinada pela Fap tanto para trâmites internos como para o processo de inexigibilidade.
A inexigibilidade diz respeito às situações em que a competição, o princípio básico das licitações, não é viável. Ou seja, dispensa de licitação.
Como fornecer
- Modelos disponíveis em: Y:\SciELO_team\SciELO_Livros\Termos_adesão\_modelos_documentos\Propostas - orçamentos
- Preparar modelo de documento:
- Alterar a data;
- Nome da editora;
- Valor por livro;
- Número de livros
- Valor total.
- Solicitar assinatura da Fap via administração SciELO.
Modelo de e-mail
Enviar o word da proposta via a mesma mensagem da solicitação pela editora para administracao@scielo.org solicitando a assinatura da Fap.
Prezada Administração,
Segue proposta para publicação de <número> livros da <editora> para assinatura da Fap.
Carta de exclusividade
Introdução
A carta de exclusividade é emitida pela ABEU e é parte da documentação obrigatória para o processo de inexigibilidade das editoras.
A ABEU fornece a carta 2x por ano para cumprir a exigência mínima de validade de 6 meses.
Sempre que estiver perto do prazo de 6 meses, é necessário fazer uma nova solicitação para a ABEU, ou quando houver nova diretoria.
Onde encontrar: Y:\SciELO_team\SciELO_Livros\Termos_adesão\_modelos_documentos\Exclusividade ABEU